Come ti organizzo un evento impossibile – Parte 1

E’ da un pezzo che non scrivo nel blog, e chi se ne frega diranno i miei (pochi) lettori; in realtà se mi state leggendo ve ne frega eccome!

Il motivo di questa mia assenza forzata ha un nome, si chiama Video Games Show. Quando un paio di mesi fa quei birbaccioni di Antonio e Giuseppe chiesero a me e al sempre troppo buono Massimo di occuparci della comunicazione e dei contatti di questo ancora implume evento, una miriade di pensieri ci attraversarono la mente, ma solo uno ebbe il sopravvento: minchia che sarebbe bello!

Ora che mancano pochi giorni all’esordio e che il nostro compito, con la diffusione del secondo e dettagliato comunicato, può dirsi virtualmente concluso, è già tempo di primi parziali bilanci.

E’ stato stancante, frustrante e a volte devastante tenere le fila dei contatti e cercare di accontentare al contempo tutte le esigenze; i rapporti con i PR, per quanto simpatici e disponibili, si risolvono spesso in continui tentativi di venirsi incontro, una incessante “contrattazione” non sempre e non per forza economica, un dialogo basato sul rispetto delle comuni esigenze ma a volte quasi sul filo del rasoio.

Sapersi esprimere correttamente (e non parliamo in termini di sintassi ma più che altro di “formule” canoniche da usare in certe circostanze) ed evitare errori e gaffe sono qualità che un buon organizzatore deve avere innate ma che solo l’esperienza sul campo può affinare; ed in questo senso di esperienza ne abbiamo davvero accumulato tanta!

Alla nostra prima seria esperienza, al nostro primo evento di un certo spessore, possiamo vantarci di aver ottenuto il supporto ufficiale di Sony Europa per la Nissan GT Academy, quello di Nintendo per l’evento ufficiale 3DS Street Pass e soprattutto una diffusione capillare, davvero quasi imbarazzante presso tutti i più importanti network nazionali e locali!

Al termine della nostra prima e più delicata fase, quella preparativa e “diffusiva”, devo ringraziare ovviamente sia le belle e brave PR di Sony e Nintendo, sia lo staff organizzativo sia, più di ogni altro, gli amici giornalisti e blogger che alla ricezione dei nostri comunicati non fanno passare mai più di qualche ora per la pubblicazione, grazie a tutti!

Adesso ci vediamo sabato e domenica alla Vecchia Dogana: scovate il dispettoso Mii di Pierpixel, mi raccomando!


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